Eventagentur in Köln und Berlin

Eventagenturen organisieren Events, Veranstaltungen oder Tagungen im Auftrag von Unternehmen.

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Eventlocation für die Durchführung eines geplanten Events

Die Kernkompetenz vieler Eventagenturen sind spezielle Gebiete innerhalb des Veranstaltunsgenres wie Tagungen, Teambuildings, Messeauftritte, Kongresse, Firmenpräsentationen und Incentives. Einige Event-Unternehmen führen Privatveranstaltungen wie Geburtstage oder Hochzeitsfeiern durch.

Viele Eventagenturen firmieren als Event- und Marketingagentur. Diese Full-Service-Agenturen bieten ihren Kunden alle Dienstleistungen aus einer Hand an. Sie stellen die Veranstaltungstechnik wie Beamer, Bühnen, Aufbauten, Rigs, Licht und PA-Anlagen, Messesysteme, Catering-Zubehör, Zelte und sonstige notwendige Ausstattungen zur Verfügung.

Aufgaben von Eventagenturen

• Ideen/Kreation
• Veranstaltungs-Konzeption
• Locationrecherche
• Einladung Teilnehmer, Marketing
• Planung Material, Mitarbeiter
• Künstlerbooking Musiker, Bands, Showacts, Zauberer, Stars oder Sternchen
• Timing
• Technik, Gestaltung/Design, Durchführung, Supervision
• Presse-Management
• Auswertung

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Veranstaltung einer großen Produkteinführung

Definition von Events

Events führen eine Gruppe von Menschen (Teilnehmer/Zielgruppe) zu zeitlich begrenzten Veranstaltungen zusammen. Organisiert und verantwortet wird das Event vom Veranstalter oder dem Auftraggeber.

Veranstalter und seine Pflichten

Diese sind im Paragrafen § 38 MVStättVO definiert; dazu zählen:

• Vorschriften einzuhalten
• Sicherheit für Ausführende und Zielgruppe gewährleisten
• Auswahl Veranstaltungsleiter
• Behördliche Zusammenarbeit/Abstimmung
• Erstellung der Konzeption
• Befolgung der Brandsicherheitsbestimmungen

Schritte eines Events

1. Ideen für das Event

Im ersten Schritt erfolgt die Ideenfindung/Kreation auf Basis des vom Kunden bereitgestellten Briefings. Abstimmung mit Subunternehmen zur Durchführung der Veranstaltung – bei Großveranstaltung kann eine Machbarkeitsstudie erforderlich sein.

2. Planung des Events

Hier erfolgt die Abstimmung mit Behörden und Ämtern. Das gewünschte Ergebnis ist eine Genehmigung oder ein Bescheid zur Umsetzung der geplanten Veranstaltung.

3. Umsetzung des Events

Nach der behördlichen Genehmigung kann die Umsetzung des Events in Form von Dienstleisterverträgen, Personalakquisition und notwendigen Abstimmungen mit allen Beteiligten einschließlich des beauftragenden Unternehmens starten.

4. Durchführung des Events

Dieser Schritt umfasst den Aufbau in der ausgewählten Location, entweder InDoor oder Open-Air, die Veranstaltung selbst und den abschließenden Abbau. Unter Umständen ist eine Freigabe bzw. Abnahme durch die Behörde erforderlich.

5. Auswertung des Events

In diesem Schritt werden die Kommunikation, die Teilnehmerzahl und das Feedback der Zielgruppe ausgewertet. Die Ergebnisse können als Grundlage für die Optimierung bei einer nächsten Veranstaltung genutzt werden.

Ziele des Events

Unterschiedliche Unternehmen/Auftraggeber haben unterschiedliche Ziele bei der Durchführung des Events. Daraus leiten sich das Design und Aufbau und Ablauf der Veranstaltung ab.

Vier Kernziele:

• Informationsvermittlung und Transfer von Erkenntnissen/Wissen
• Innovationsvermittlung
• Motivation z.B. bei der Form des Teambuildings
• Verkaufsförderung von Produkten/Dienstleistungen

Ausprägungen von Events

Event (engl.)

Bei einem Event kommen unterschiedliche Personen, die Zielgruppe, zu einem gemeinsamen Erlebnis zusammen. Die Veranstaltung hat den Zweck diesen Personen bestimmte Dinge des beauftragenden Unternehmens zu vermitteln. Die Organisatoren sind in der Regel Unternehmen, Dienstleister, Vereine oder Institutionen.

1. Messe und Ausstellung

Messen und Ausstellungen fokussieren die Präsentation von Produkten und Dienstleistung zum Zweck der Verkaufsförderung. Die Messe ist im allgemeinen auf die Information von Fachbesucher gerichtet, eine  Ausstellung hingegen hat als Zielgruppe eher allgemeines Publikum.

• Weitere Beschreibungen: Publikumsmesse, Fachmesse
• Messen in Deutschland: IAA, CeBIT, Boot, IFA

2. Tagung und Kongress

Eine Tagung oder ein Kongress führt Personen aus einem speziellen Themengebiet zusammen. Normalerweise findet ein Kongress über mehrere Tage statt – eine Tagung wird an einem Tag abgewickelt.

• Weitere Beschreibungen: Seminar, Konferenz, Veranstaltung, Convention, Symposium, Verhandlung
• Beispiele: VHS, Parteitag

3. Großveranstaltung

Wenn min. 100.000 Besucher zu erwarten sind oder sich mehr als 5.000 Besucher in der Location bzw. auf dem Gelände befinden, bezeichnet man dies als Großveranstaltung. Dies zieht besondere Anforderungen an den Veranstalter bei der Planung und Abstimmungen mit Ämtern und Behörden nach sich.

4. Teambuilding

Im Bereich Teambuilding werden zumeist unterschiedliche Programme für die Entwicklung des Teamgeists eingesetzt. Die Anwendung verschiedener Trainings und Herangehensweisen werden individuell auf die Aufgabe und die anfragekommenden Mitarbeiter eingerichtet und abgestimmt. Das Ziel ist es, dass sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens außerhalb der Arbeitssituation kennenlernen. Wenn Aufgaben gemeinsam gelöst werden, lernen sie andere, persönliche Seiten der Mitstreiter kennen und besser verstehen, was zur Folge mehr Motivation und eine optimierte Arbeitssituation hat.

5. Incentive

Belohnung steht beim Incentive im Vordergrund. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, meist aus der Verkaufsabteilung, werden für ihre hervorragenden Leistungen des abgelaufenen Jahres mit Geschenken unterschiedlicher Art belohnt/ausgezeichnet. Dies ist Anreiz, sich auch im kommenden Jahr zu engagieren und gleichzeitig Motivation für alle Angestellten des Unternehmens möglichst viel Leistung zu bringen.